○西多摩衛生組合個人情報保護条例施行規則

平成20年2月20日

規則第6号

(趣旨)

第1条 この規則は、西多摩衛生組合個人情報保護条例(平成19年条例第6号。以下「条例」という。)の施行について、必要な事項を定めるものとする。

(保有個人情報取扱事務の届出)

第2条 条例第7条第1項の規定による事務の届出及び同条第3項に規定する変更又は廃止の届出は、保有個人情報取扱事務届出書(様式第1号)により行うものとする。

(届出事項)

第3条 条例第7条第1項第7号に規定する規則で定める事項は、次に掲げるものとする。

(1) 保有個人情報の処理形態

(2) 保有個人情報の記録媒体

(3) 収集禁止項目を収集する根拠

(4) 事務の委託の有無

(5) 保有個人情報の主な収集先

(6) 本人以外から収集する根拠

(7) 目的外利用又は外部提供の有無

(8) 目的外利用又は外部提供の根拠

(9) 外部提供先

(届出事項の閲覧)

第4条 条例第7条第5項の規定による閲覧は、西多摩衛生組合図書閲覧コーナーにおいて行うものとする。

(適正な管理)

第5条 条例第8条第2項に規定する必要な措置とは、次に定めるものとする。

(1) 保有個人情報の適正な管理のための規程類を整備すること。

(2) 保有個人情報の保護の重要性を職員に認識させるための教育を行うこと。

(3) 電子計算組織により保有個人情報を処理するにあたり、十分な安全対策を講じること。

(4) その他保有個人情報の適正な管理のために必要と認めること。

(保有の必要がなくなつた保有個人情報)

第6条 条例第8条第3項に規定する保有の必要がなくなつた保有個人情報とは、定められた保存年限を経過した文書等に記録されている保有個人情報又は保存年限が定められていないものについては事務を行う上で使用する必要がなくなつた保有個人情報をいう。

(個人情報保護管理責任者)

第7条 条例第8条第4項に規定する個人情報保護管理責任者は、保有個人情報を管理する事務を所管する課長をもつて充てる。

(委託契約書等の記載事項)

第8条 条例第9条の規定により個人情報を取り扱う事務を実施機関以外のものに委託しようとするときは、あらかじめ委託を受けようとするものにおける個人情報の保護に関する管理体制等について調査するものとし、契約書等に次に掲げる事項を明記しなければならない。

(1) 個人情報の秘密保持の義務に関すること。

(2) 受託目的以外の個人情報の利用の禁止に関すること。

(3) 個人情報の第三者への提供の禁止に関すること。

(4) 個人情報の複写又は複製の禁止に関すること。

(5) 受託期間終了後の個人情報の返還義務又は廃棄義務に関すること。

(6) 事故発生時における報告義務に関すること。

(7) 再委託の禁止又は制限に関すること。

(8) 実施機関の監査に応じること。

(9) その他個人情報の保護に関し実施機関が必要と認めること。

(10) 前各号に違反した場合における契約解除及び損害賠償に関すること。

(11) 条例の規定に違反した場合は、条例第48条から第50条までの規定により、懲役又は罰金に処せられることがあること。

(目的外利用又は外部提供の届出)

第9条 条例第11条第3項の規定により新たに目的外利用又は外部提供をしようとするときは、第2条に規定する保有個人情報取扱事務届出書を管理者に提出しなければならない。

(外部提供をする場合の措置)

第10条 条例第11条第3項の規定により外部提供を受けようとするものは、次に掲げる事項を記載した保有個人情報外部提供申請書(様式第2号)を実施機関に提出するものとする。

(1) 外部提供を受けようとする保有個人情報

(2) 保有個人情報の使用目的

(3) 保有個人情報の使用期間

(4) 保有個人情報の保管方法

(5) その他保有個人情報の保護について必要な措置に関すること。

2 実施機関は、前項の規定による申請があつたときは、速やかに承認の可否を決定し、保有個人情報外部提供承認・不承認通知書(様式第3号)により、申請者に通知するものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、法令等に定められた手続により外部提供の要請を受けたときは、当該法令等の定めるところによるものとする。

4 条例第11条第4項に規定する外部提供を受けようとするものに対し付する制限は、次に掲げるものとする。

(1) 申請目的以外の保有個人情報の使用の禁止

(2) 外部提供の承認を受けたもの以外への保有個人情報の提供の禁止

(3) 保有個人情報の複写又は複製の禁止

(4) その他保有個人情報の保護に関し実施機関が必要と認めること。

5 条例第11条第4項に規定する外部提供を受けようとするものに対し講ずるよう求める措置は、次に掲げるものとする。

(1) 保有個人情報の秘密保持

(2) 使用期間終了後の保有個人情報の返還又は廃棄

(3) 事故発生時における報告

(4) その他保有個人情報の保護に関し実施機関が必要と認めること。

6 外部提供を受けたものが前2項各号のいずれかに規定する制限等に違反したときは、実施機関は、保有個人情報外部提供取消通知(様式第4号)により承認を取り消すとともに、外部提供した保有個人情報の返還その他必要な措置を命じることができる。

(収集等の通知)

第11条 条例第6条第2項又は条例第11条第3項の規定により収集、目的外利用又は外部提供(以下「収集等」という。)をしたときは、速やかにその旨を本人に通知しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合はこの限りでない。

(1) 法令等に収集等の定めがあるとき。

(2) 収集等についてあらかじめ本人の同意を得ているとき。

(3) 公示されているとき。

(4) 西多摩衛生組合個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)の意見を聴いて、本人に通知しないことと決定したとき。

2 収集等の通知は、個人情報収集等通知書(様式第5号)により行うものとする。ただし、やむを得ない理由があるときは、口頭により行うことができる。

(保有個人情報の処理の例外)

第12条 条例第12条に規定する規則で定めるものは、次に定めるものとする。

(1) 次に掲げる項目のみを使用する処理

 氏名

 住所

 住所を異動した年月日

 性別

 生年月日

 年齢

 電話番号

 電子メールアドレス

 金融機関等に開設した口座の番号

 世帯主との続柄

 出版、報道等により公にされているもの

(2) 浄書機能のみによる処理

(電子計算組織を結合する場合の措置)

第13条 条例第13条第2項に規定する必要な措置とは、次に掲げるものをいう。

(1) 外部からの不正侵入を防御する措置を講じるとともに、不正侵入があつた場合には適切な処置を行うこと。

(2) コンピュータウィルス侵入防止プログラム等を導入すること。

(3) 処理にあたつては、データベースを別のサーバ機に複写し、処理用のデータベースを構築すること。

(4) 電子計算組織の結合処理に従事する職員の意識及び技能の向上を図ること。

(5) 保有個人情報の漏えい若しくは不適正な利用又はそのおそれがあると認める場合は、電子計算組織の結合の停止等必要な措置を講じること。

(6) その他保有個人情報の保護に関し実施機関が必要と認めること。

(自己情報開示請求書)

第14条 条例第15条第1項に規定する請求書は、自己情報開示請求書(様式第6号)とする。

2 条例第15条第1項第3号に規定する規則で定める事項は、次に掲げるものとする。

(1) 請求年月日

(2) 請求者の連絡先

(3) 開示の方法

(4) 代理人による請求の場合における本人の氏名等

(本人開示の代理請求等)

第15条 条例第15条第1項の規定により開示請求をしようとする者又は条例第23条第1項の規定により開示を受けようとする者が、入院中若しくは歩行困難であるなど特別な事情により、本人が請求又は閲覧、視聴若しくは写しの交付を受けることができない場合は、委任の範囲において請求又は閲覧、視聴若しくは写しの交付を受けることができるものとする。

2 前項の規定は、条例第24条の規定による訂正請求及び条例第28条の規定による中止請求において準用する。

3 前2項の規定により請求又は閲覧、視聴若しくは写しの交付を受けようとする代理人は、前条に規定する自己情報開示請求書のほか、次に掲げる書面を提出し、又は提示しなければならない。

(1) 本人の委任の意思を証明する書面

(2) 本人が請求又は閲覧、視聴若しくは写しの交付を受けることができない特別な事情であることを証明する書面

4 本人がすでに死亡している場合は、その相続人又は親権者であったものに限り開示請求ができるものとする。

(請求者の確認)

第16条 条例第15条第2項(条例第25条第3項及び第29条第2項において準用する場合を含む。以下この条において同じ。)に規定する本人であることを明らかにするために必要な書類は、次の各号のいずれかに該当するものとする。

(1) 官公署の発行した写真が貼り付けてある身分証明書、免許証その他本人であることを証明する書面

(2) 実施機関が、本人確認のため請求者に対し照会した文書

(3) その他客観的に本人であることを証明する書面

2 条例第15条第2項に規定する代理人であることを明らかにするために必要な書類は、前項各号のいずれかに該当するもの及び代理関係を確認するための戸籍の全部事項証明その他法定代理人の資格を証明する書面とする。

(未成年者の確認書の提出)

第17条 実施機関は、未成年者の法定代理人による開示請求がなされた場合であつて、当該未成年者が満15歳に達しているときは、開示することが条例第16条第6号に該当するかどうかの判断に当たり、当該未成年者に開示についての確認書(様式第7号)の提出を求めることができる。

2 前項による確認書の提出を求めたにもかかわらず、提出がない場合は、条例第16条第6号に該当するものとみなす。

(自己情報開示決定通知書等)

第18条 条例第19条第1項又は第2項に規定する書面は、次の表の左欄に掲げる場合につき、それぞれ同表右欄に掲げる通知書とする。

(1) 条例第19条第1項の規定により自己情報を開示する旨の決定をした場合

自己情報開示決定通知書(様式第8号)

(2) 条例第19条第1項の規定により自己情報の一部を開示する旨の決定をした場合

自己情報一部開示決定通知書

(様式第9号)

(3) 条例第19条第2項の規定により自己情報を開示しない旨の決定(条例第18条の規定により開示請求を拒否するとき及び開示請求に係る自己情報を保有していないときの当該決定を含む。)をした場合

自己情報不開示決定通知書

(様式第10号)

(審査会への報告)

第19条 条例第18条の規定により開示請求を拒否する決定を行つた場合は、西多摩衛生組合情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)にその旨を報告するものとする。

(自己情報開示決定期間延長通知書)

第20条 条例第20条第2項に規定する書面は、自己情報開示決定期間延長通知書(様式第11号)とする。

(第三者保護に関する手続)

第21条 条例第22条第1項に規定する実施機関が定める事項は、当該組合情報の作成年月日、当該第三者に係る情報の内容その他必要な事項とする。

2 条例第22条第1項の規定により第三者に意見書を提出する機会を与える場合は、第三者情報意見照会書(様式第12号)により通知し、第三者情報に関する意見書(様式第13号)を提出させるものとする。

3 条例第22条第2項の規定により反対意見書が提出された場合において、条例第19条第1項の決定(以下「開示決定」という。)をしたときは、第三者情報開示決定通知書(様式第14号)により当該反対意見書を提出した第三者に通知するものとする。

(自己情報の開示の実施等)

第22条 自己情報の開示を行う場合において、文書等の写しを交付するときの交付部数は、開示請求に係る自己情報1件名につき1部とする。

2 実施機関は、条例第23条第2項の規定により閲覧又は視聴を受ける者が、当該自己情報が記録されている組合情報を汚損し、又は破損するおそれがあると認めるときは、当該自己情報が記録されている組合情報の閲覧又は視聴の中止を命じることができる。

(電磁的媒体に記録された自己情報の開示)

第23条 条例第23条第2項の規定により電磁的媒体(ビデオテープ及び録音テープを除く。以下この条において同じ。)に記録された自己情報の開示は、電磁的媒体に記録された当該自己情報に係る部分を印刷物として出力したものの閲覧又は交付により行う。

2 前項の規定にかかわらず、電磁的媒体に記録された当該自己情報に係る部分を画面に出力したものの視聴又はフロッピーディスク、光ディスクその他電磁的媒体に複写したものの交付が容易であるときは、電磁的媒体に記録された当該自己情報の視聴又は当該複写したものの交付により開示を行うことができる。

(訂正請求書の提出)

第24条 条例第25条第1項に規定する請求書は、自己情報訂正請求書(様式第15号)とする。

2 条例第25条第1項第4号に規定する規則で定める事項は、次に掲げるものとする。

(1) 請求年月日

(2) 請求者の連絡先

(3) 訂正を求める理由

(4) 代理人による請求の場合における本人の氏名等

(訂正決定通知書等)

第25条 条例第26条第1項及び第2項に規定する書面は、自己情報訂正請求諾否決定通知書(様式第16号)とする。

2 条例第27条第2項において準用する条例第20条第2項に規定する書面は、自己情報訂正請求諾否決定期間延長通知書(様式第17号)とする。

(中止請求書の提出)

第26条 条例第29条第1項に規定する中止請求書は、自己情報中止請求書(様式第18号)とする。

2 条例第29条第1項第3号に規定する規則で定める事項は、次に掲げるものとする。

(1) 請求年月日

(2) 請求者の連絡先

(3) 中止を求める理由

(4) 代理人による請求の場合における本人の氏名等

(中止決定通知書等)

第27条 条例第31条第1項及び第2項に規定する中止請求者に対する書面は、自己情報中止請求諾否決定通知書(様式第19号)とし、目的外利用又は外部提供を受けているものに対する書面は、目的外利用・外部提供中止決定通知書(様式第20号)とする。

2 条例第32条第2項において準用する条例第20条第2項に規定する書面は、自己情報中止請求諾否決定期間延長通知書(様式第21号)とする。

(写しを交付する場合の費用等)

第28条 条例第33条の規定による自己情報の写しの作成及び送付に要する費用は、次の各号の区分に応じ、当該各号に定める額とする。

(1) 電子複写機(単色刷り)により作成する場合 写し1枚につき10円とし、日本工業規格A列3番(以下「A3」という。)を超える規格の用紙を用いたときの写しの枚数は、A3による用紙を用いた場合の枚数に換算して算定し、合計金額に10円未満の端数が生じたときは、端数は切り捨てるものとする。この場合において、自己情報を用紙の両面に印刷したときは、片面を1枚として算定する。

(2) 電子複写機(多色刷り)により作成する場合 写し1枚につき20円とし、A3までの規格に限るものとする。この場合において、自己情報を用紙の両面に印刷したときは、片面を1枚として算定する。

(3) 電磁的記録、フィルムその他の媒体に複写する場合 当該記録媒体の購入に要した費用

(4) 送付に要する費用 当該送付に要する郵便料金相当額

(写しの作成等に要する費用の徴収)

第29条 条例第33条に規定する写しの作成及び送付に要する費用は、当該開示、写しの交付及び送付を実施するときまでに徴収するものとする。

(審査会への諮問)

第30条 条例第35条に規定する審査会への諮問は、審査会諮問書(様式第22号)により行うものとする。

(審査会に諮問した旨の通知)

第31条 実施機関は、条例第35条の規定により審査会に諮問した場合は、審査会諮問通知書(様式第23号)により、条例第36条各号に掲げるものに通知するものとする。

(審査会への提出資料の閲覧等)

第32条 条例第40条第1項の規定により審査会に提出された主張書面又は資料の閲覧又は複写を請求しようとするものは、審査会提出資料等閲覧・複写請求書(様式第24号)を提出しなければならない。

2 諮問実施機関は、前項の規定により審査会提出資料等閲覧・複写請求書が提出されたときは、速やかに当該閲覧又は複写の諾否を決定し、審査会提出資料等閲覧・複写承諾通知書(様式第25号)、審査会提出資料等閲覧・複写一部承諾通知書(様式第26号)又は審査会提出資料等閲覧・複写不承諾通知書(様式第27号)により、当該請求者に通知するものとする。

(実施状況の公表)

第33条 条例第46条の規定による実施状況の公表は、次に掲げる事項を明らかにし、広く周知を図ることができる方法により行うものとする。

(1) 個人情報取扱事務の届出状況

(2) 目的外利用及び外部提供の状況

(3) 開示、訂正及び中止請求の状況

(4) 請求の決定の状況

(5) 審査請求の状況

(6) その他管理者が必要と認める事項

(管理者が行う事務)

第34条 管理者は、実施機関が行う事務のうち、次に掲げる事務を行う。

(1) 自己情報の開示請求等の受付及び決定の通知の送付に関すること。

(2) 自己情報の開示の実施に関すること。

(3) 自己情報の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(4) 第三者保護のための通知の送付に関すること。

(5) 審査請求の受付及び当該審査請求に係る裁決の通知の送付に関すること。

(6) 審議会の庶務に関すること。

(調整)

第35条 自己情報の開示等を実施するための必要な調整は、総務課長が行う。

(委任)

第36条 この規則に定めるもののほか必要な事項は、管理者が別に定める。

付 則

この規則は、平成20年4月1日から施行する。

付 則(平成29年規則第4号)

この規則は、公布の日から施行し、第28条第2号の改正規定を除き、平成28年4月1日から適用する。

様式の目次

様式第1号 保有個人情報取扱事務届出書(第2条関係)

様式第2号 保有個人情報外部提供申請書(第10条関係)

様式第3号 保有個人情報外部提供承認・不承認通知書(第10条関係)

様式第4号 保有個人情報外部提供取消通知(第10条関係)

様式第5号 個人情報収集等通知書(第11条関係)

様式第6号 自己情報開示請求書(第14条関係)

様式第7号 開示についての確認書(第17条関係)

様式第8号 自己情報開示決定通知書(第18条関係)

様式第9号 自己情報一部開示決定通知書(第18条関係)

様式第10号 自己情報不開示決定通知書(第18条関係)

様式第11号 自己情報開示決定期間延長通知書(第20条関係)

様式第12号 第三者情報意見照会書(第21条関係)

様式第13号 第三者情報に関する意見書(第21条関係)

様式第14号 第三者情報開示決定通知書(第21条関係)

様式第15号 自己情報訂正請求書(第24条関係)

様式第16号 自己情報訂正請求諾否決定通知書(第25条関係)

様式第17号 自己情報訂正請求諾否決定期間延長通知書(第25条関係)

様式第18号 自己情報中止請求書(第26条関係)

様式第19号 自己情報中止請求諾否決定通知書(第27条関係)

様式第20号 目的外利用・外部提供中止決定通知書(第27条関係)

様式第21号 自己情報中止請求諾否決定期間延長通知書(第27条関係)

様式第22号 審査会諮問書(第30条関係)

様式第23号 審査会諮問通知書(第31条関係)

様式第24号 審査会提出資料等閲覧・複写請求書(第32条関係)

様式第25号 審査会提出資料等閲覧・複写承諾通知書(第32条関係)

様式第26号 審査会提出資料等閲覧・複写一部承諾通知書(第32条関係)

様式第27号 審査会提出資料等閲覧・複写不承諾通知書(第32条関係)

様式 略

西多摩衛生組合個人情報保護条例施行規則

平成20年2月20日 規則第6号

(平成29年3月28日施行)

体系情報
第3編 組織・処務
沿革情報
平成20年2月20日 規則第6号
平成29年3月28日 規則第4号