○西多摩衛生組合文書管理規程

平成14年1月21日

規程第1号

目次

第1章 総則(第1条―第10条)

第2章 文書の収受及び配布(第11条)

第3章 文書の処理(第12条―第21条)

第4章 文書の施行及び発送(第22条―第24条)

第5章 文書の整理、保存及び廃棄(第25条―第33条)

付則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、西多摩衛生組合(以下「組合」という。)の文書類の収受及び配布、文書の作成、文書類の施行発送及び保存その他文書事務の処理について基本的な事項を定めることにより、文書事務の適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 書類 組合の公務に関係ある文書類(ファクシミリにより送信され、出力された文書を含む。)及び各種記録、(印刷物、図面、写真、フィルム、録音テープ、磁気ディスク等)並びに郵送等による現金、有価証券類、小包、小荷物等をいう。

(4) 審議 起案者の職務系列に属する者がその職位との関連において、事案について調査又は検討し、その事案に対する意見を決裁責任者に表明することをいう。

(5) 審査 主として法令の適用関係の適正化を図る目的で事案について調査又は検討し、その事案に対する意見を表明することをいう。

(6) 合議 起案文書の決裁を受ける過程において、その事案に関係する課の同意を受けることをいう。

(7) 協議 決裁責任者又は審議を行う職位にある者と、審議を行う職位以外の職位にある者とが、それぞれ、その者の職位との関連において事案について意見の調整を図ることをいう。

(8) 供覧 配布された文書について、決裁を必要としないもの若しくはその処理について職務系列上の上司の指示を受ける必要のあるものを上司の閲覧に供すること、又は関係する課等へ閲覧させることをいう。

(9) 浄書 決裁が完了した起案文書の案文に基づいて施行文書を作成することをいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。

(分散集中管理の原則)

第4条 文書の管理は、現年度、前年度については、各課で分散管理し、その後文書主管課で集中管理する。ただし、期限前に集中管理できるものについては、文書主管課と事前に協議して年度別、上下半期、あるいは各四半期に集中管理することができる。

2 前項ただし書きにより集中管理する文書は、3年保存以上の文書に限る。

(文書主管課長の職務)

第5条 文書主管課長は、この規程に基づき行われる文書事務のすべてを管理統制する。

2 文書主管課長は、各課等の文書事務の状況を随時調査し、適正な処理が行われるよう指導しなければならない。

3 文書主管課長は、パーソナルコンピュータ(以下「パソコン」という。)に入力し、記録することにより、文書類の収受又は発送の経過を明らかにして文書事務を管理するものとする。

4 主管課長は、この規程に基づき、常に文書の処理状況を明らかにして、文書事務の進行管理をしなければならない。

(文書取扱主任)

第6条 主管課に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、課の庶務を担当する係長又は主任をもつて充てる。

(文書取扱主任の職務)

第7条 文書取扱主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務に従事する。

(1) 文書の配布及び処理の促進に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 法規の調査及び解釈に関すること。

(4) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(5) 文書の整理、保管、引継ぎ、保存、利用及び廃棄に関すること。

(6) 資料及び図書の整理、保管及び利用に関すること。

(7) その他文書事務に関し必要なこと。

(文書管理帳票)

第8条 文書の管理に要する簿冊は、次に掲げるとおりとする。

(1) 文書整理簿(様式第1号)

(2) 議案番号簿(様式第2号)

(3) 規約番号簿(様式第3号)

(4) 条例番号簿(様式第4号)

(5) 規則番号簿(様式第5号)

(6) 規程番号簿(様式第6号)

(7) 告示番号簿(様式第7号)

(8) その他必要な簿冊

(文書の分類)

第9条 文書は、別表第1に定める文書分類表による分類記号別及び別表第2に定める文書保存年限基準表により分類整理し、保存しなければならない。

2 文書主管課は、年度更新の際、文書分類表について必要な調査を行い、文書分類並びに保存年限の適正を図らなければならない。

(文書の記号及び番号)

第10条 文書には別に定めのあるものを除き、「西衛」の文字を冠して、「発」の記号を表示する。ただし、簡易な文書については、この限りでない。

2 文書の番号は、毎年4月1日に起こし、翌年3月31日に止める一連番号とする。

3 前項の規定にかかわらず、それらの事案の発端となつた文書と一体として管理する必要があり、発端となつた文書の枝番号により管理する必要があるときの当該文書については、その発端となつた文書の記号番号及びその枝番号を用いることができる。

第2章 文書の収受及び配布

(文書の収受及び配布)

第11条 組合に到着した文書は、文書主管課長が受領し、次に掲げるところにより速やかに収受及び配布の手続きをとらなければならない。

(1) 親展文書その他開封することが不適当と認められる文書を除きすべて開封し、原則として右下余白部に文書収受印(様式第8号)を押印して、パソコンにより文書整理簿に必要事項を入力のうえ、主管課へ配布する。

(2) 親展文書その他開封することが不適当と認められる文書は、封筒の余白部に文書収受印を押印し、パソコンにより文書整理簿に必要事項を入力のうえ、主管課へ配布する。

(3) 書留及び電報は、配布先の明らかでないものは開封し、その他のものは閉封のまま封筒の余白部に文書収受印を押印し、パソコンにより文書整理簿に必要事項を入力のうえ、主管課へ配布する。

(4) 訴訟、審査請求等に関する文書で、収受の日時が権利の得失に影響を及ぼす文書は、当該文書の余白部及び文書整理簿に到達日時を明記し、取扱者が認印をして封筒のあるものはこれを添付し、第1号に規定する手続きにより配布する。

(5) 単なる通知書、諸届出書、案内状、定期報告書、新聞、雑誌、その他これに類する印刷物等軽易で定例的な文書及び物品等は、第1号に規定する手続きを省略し配布することができる。

(6) 到着した文書には文書処理カード(様式第9号)を貼付し、余白に押印する。

2 二課以上に関係する文書は、その関係が最も深い課を決定して処理しなければならない。

第3章 文書の処理

(文書処理の原則)

第12条 すべての事案の処理は、文書によるものとする。

2 文書の処理は、主管課長及び文書取扱主任が中心となり、常に迅速な処理に留意し、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

3 文書は、原則としてA4判の大きさの紙を縦長に用い、横書きすることとする。ただし、法令等の規定により様式が定められているものについては、この限りでない。

4 文書の用語、用字等は、常用漢字及び現代かなづかいとし、一読して理解できるよう平易かつ簡潔なものとしなければならない。

5 誤記の訂正をするときは、その個所に二本の線を引いて訂正印を押し、その上側に正しい文字を記入するなど、疑義の生じないようにしなければならない。

(配布文書の処理)

第13条 主管課長は、配布を受けた文書を閲覧し、自ら処理する文書を除くほか、次に掲げる文書の処理に必要な事項を文書処理カードにより示して文書取扱主任に引き継がなければならない。ただし、当該文書の内容が定例的なもの又は軽易なものについては、口頭により指示することができる。

(1) 決裁区分の決定をすること。

(2) 文書分類表による分類記号の決定をすること。

(3) 保存年限の決定をすること。

(4) 合議、供覧等の要、不要を決定すること。

(5) 処理期日の指定をすること。

(6) その他文書の処理に必要な指示を与えること。

2 前項の規定により、文書の引継ぎを受けた文書取扱主任は、自ら処理する文書を除くほか、直ちに事案を担当する係長又は主査(以下「係長等」という。)に引き継がなければならない。

3 前項の規定により、文書の引継ぎを受けた係長等は、自ら処理する文書を除くほか、事案を担当する職員(以下「事務担当者」という。)をして速やかに処理させるとともに、その処理の経過及び結果を報告させなければならない。

(供覧を要する文書)

第14条 主管課長は、次に掲げる文書の配布を受けたときは、直ちに供覧の手続きをとり、上司の閲覧に供してその指示を受けなければならない。

(1) 重要な文書と認められるもので、その処理に当たつて上司の指示又は承認を受ける必要がある文書

(2) 国又は東京都の機関から訓令又は通達等で重要と認める文書

(3) 事案の性質により、その処理に相当日数を要すると認める文書

(4) その他特に必要と認める文書

2 供覧は、第16条に規定する起案の手続きに準じて行うものとする。

(文書処理の期日)

第15条 主管課に配布された文書は、原則としてその日のうちに事務担当者に引き継がなければならない。

2 事務担当者は、前項により引継ぎを受けた文書を、指定された期日内に処理しなければならない。ただし、指定された期日内に処理することが困難であると認められるときは、主管課長の承認を得て期日を延長することができる。

(起案)

第16条 文書の起案は、起案書(様式第10号)を用いなければならない。ただし、事案の内容が定例的なもの又は軽易なものは、文書処理カードにより処理をすることができる。

2 施行期日の予定される事案は、必要な審議及び審査の機会が失われないよう余裕をもつて起案しなければならない。

(起案文書の作成)

第17条 起案文書は、次に掲げるところにより作成しなければならない。

(1) 件名を明記し、起案の理由、経過、根拠法令、予算措置、施行の方法その他必要事項を簡潔に記載し、必要に応じて起案の参考となる関係書類を添付すること。

(2) 前号及び別に定めるものを除くほか、記号、番号、保存年限、文書分類記号等はこの規程の定めるところにより記載するとともに、起案者は、起案書の所定欄に記名押印すること。

2 収受文書に基づいて処理するものには、必ず当該収受文書又はその写しを添付しなければならない。

(決裁)

第18条 起案文書は、西多摩衛生組合事務決裁規程(平成26年規程第2号)に定める当該事案の決裁区分に従い、起案者から順次直属の上司の審議を経て決裁責任者の決裁を受けなければならない。

2 起案文書の事案が特に重要なもの、秘密に属するもの、緊急の処理を要するもの又は特に説明を要するものについては、主管課長が持ち回つて決裁責任者の決裁を受けなければならない。

3 管理者の決裁を受ける起案文書は、特別なものを除くほか、文書主管課において取りまとめ、決裁の手続きをとらなければならない。

4 決裁を受けた起案文書(以下「原議書」という。)で、前項に規定する手続きを経た原議書は文書主管課において、その他の原議書は主管課において原議書の所定欄に決裁年月日を記入しなければならない。

5 文書主管課において決裁年月日を記入した原議書は、直ちに主管課へ回付しなければならない。

(合議)

第19条 事案の処理施行が他の課に直接関係のある文書は、当該関係課に合議しなければならない。ただし、軽微なものについては、決裁終了後に供覧することができる。

2 合議を必要とする事案を起案するときは、あらかじめ関係課長等と協議するものとする。

3 合議をした事案が当初と異なつて決裁されたとき、又は廃案となつたときは、主管課長等はその旨を合議先に通知しなければならない。

(起案文書の審査)

第20条 起案文書は、文書の適正かつ統一を図るため、次に掲げるところにより審査を受けなければならない。

(1) 文書取扱主任の審査を要するもの

 主管課等で起案するすべての文書

(2) 文書主管課長の審査を要するもの

 条例、規則、規程及び要綱の制定又は改廃に関する起案文書

 告示及び公示に関する起案文書

 組合議会に提出する事案に関する起案文書

 審査請求及び訴訟に関する起案文書

 法令の解釈及び運用に関する起案文書

 その他管理者の決裁を受ける起案文書のうち重要又は異例な事案に関する起案文書

2 審査は、書式、文体、用語及び用字について行うとともに、法制、行政及び財政の見地からの審査を併せて行うものとする。

3 前項に規定する審査の結果、軽易なものは訂正し、訂正すべき個所が多数ある場合又は疑義ある場合は、起案者に返付し再提出させなければならない。

4 審査の順序は、次に掲げるところによる。

(1) 文書取扱主任が行うときは、主管課長等の審議を受ける前

(2) 文書主管課長が行うときは、事務局長の審議を受ける前

5 審査を行うものは、審査が終わつたときは起案文書の所定欄に押印しなければならない。

(原議書の取扱)

第21条 原議書の回付を受けた各主管課文書取扱主任は、文書整理簿へ次の各号に定めるものを、パソコンで入力するものとする。

(1) 文書件名

(2) 文書分類記号番号

(3) 決裁区分

(4) 文書種別

(5) 保存年限

(6) 起案年月日

(7) 決裁年月日

(8) 主管課名・係名

(9) その他文書管理上必要な事項

2 主管課長は前項に規定する以外の原議書のうち施行を要するものは、原議書の所定欄に施行年月日を記入のうえ、直ちに施行の手続きをとらなければならない。

第4章 文書の施行及び発送

(文書の発信者名)

第22条 文書の発信者名は、管理者名を用いるものとする。ただし、次に掲げる文書は、当該各号に定める発信者名を用いることができる。

(1) 対外文書のうち、事務局長あての照会その他に対する回答文書等で、その内容が事務局長の専決事案に属する文書については事務局長名

(2) 定例又は軽易な文書については、課長名

(公印)

第23条 施行する文書には、公印保管責任者において公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書その他の文書で、文書主管課長が公印を押印する必要がないと認める文書については、これを省略することができる。

2 施行する文書に公印を押印したときは、公印保管責任者は、起案書の所定欄に認印を押印しなければならない。

(文書の発送)

第24条 施行する文書は、文書主管課で発送するものとする。ただし、急を要する文書、一時に大量に発送する文書、ファクシミリにより発送する文書その他文書主管課長が発送することが適当と認めた文書については主管課等で発送することができる。

第5章 文書の整理、保存及び廃棄

(施行等の記録)

第25条 文書の施行及び発送処理が完結したときは、主管課において起案書の所定欄に完結年月日を記入した後、文書取扱主任に回付しなければならない。

(完結文書の保管)

第26条 事案の施行が完了した文書(以下「完結文書」という。)は、当該完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算して1年間主管課等において保管するものとする。ただし、暦年により処理する必要がある文書は、その完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算して1年間主管課等において保管するものとする。

(文書の保存年限)

第27条 文書の保存年限の種別は、次の5種とする。

(1) 永年保存

(2) 10年保存

(3) 5年保存

(4) 3年保存

(5) 1年保存

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

(文書の保存)

第28条 完結した文書は、主管課において文書分類表に基づき別表第3に定める文書保存年限種別表により保管しなければならない。

(保管文書の紛失等の届出)

第29条 保管文書を紛失又は著しく汚損したときは、閲覧者は速やかに文書主管課長に届出しなければならない。

(書庫)

第30条 文書を保存するために書庫を設置する。

2 書庫は文書主管課長が管理する。

3 担当者以外の者は、文書主管課長の承認を受けなければ書庫に立入ることができない。

(保存文書の閲覧及び貸出)

第31条 書庫に保存する文書の閲覧をし、又は貸出しを受けようとする者は、文書主管課長に申し出なければならない。

2 秘密扱い文書については、閲覧及び貸出しを禁止する。ただし、文書主管課長が特に必要と認め、許可したときは、この限りでない。

3 貸出しを受けた保存文書は、庁外に持ち出し、他に転貸し、又は抜取り、追補、抹消、差し替え、訂正をしてはならない。

(保存文書の廃棄)

第32条 保存期間を経過した保存文書は、文書主管課長が審査し、速やかに廃棄するものとする。この場合において、パソコンに入力された内容については、磁気ディスク等に登録して置くものとする。

2 文書主管課長は、廃棄年度の経過した保存文書であつても、なお保存の必要があると認めるときは、さらに期間を定めて保存することができる。

(その他の事項)

第33条 この規程に定めるもののほか、文書の管理について必要な事項は、管理者が別に定める。

付 則

この規程は、平成14年4月1日から施行する。

付 則(平成27年規程第2号)

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

付 則(平成29年規程第1号)

この規程は、公布の日から施行し、平成28年4月1日から適用する。

別表第1(第9条関係)

文書分類表

中分類

大分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

00

総務

庶務

議会

組織運営

文書

広報・地域対策

管理





01

人事

庶務

人事

給与

厚生







02

財務

庶務

予算決算

契約

出納

監査






03

管理

庶務

管理









04

業務

庶務

施設管理

施設運転








05

余熱施設

庶務

施設管理









06












07












08












09












00 総務

小分類

中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

00

庶務

庶務

特別職関係

全国都市清掃会議

三多摩清掃施設協議会

市町村自治調査会

訴訟

諸調査回答




01

議会

本会議及び全協

特別委員会

請願・陳情・要望

会議録







02

組織運営

事業計画等

専決処分

正管理者助役会議

幹事会・幹部会







03

文書

庶務

法令通達等

規約・条例・規則

告示







04

広報・地域対策

広報

視察見学等

請願陳情要望等

周辺自治会等

情報公開






05

管理

防火管理

公用車等









06












07












08












09












01 人事

小分類

中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

00

庶務

庶務

給与実態調査等

職員研修所

公平委員会







01

人事

採用退職

昇任降任

異動

休職復職

服務

人事考課

表彰




02

給与

給料

諸手当

報酬








03

厚生

共済組合

安全衛生

公務災害

退職手当組合

互助組合






04












05












06












07












08












09












02 財務

小分類

中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

00

庶務

庶務

財政調査

財産

管理

起債






01

予算決算

予算編成

予算執行

決算

執行管理







02

契約

工事・委託・物品契約

指名業者

その他








03

出納

庶務

収納

支出








04

監査

庶務

例月出納検査

決算審査








05












06












07












08












09












03 管理

小分類

中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

00

庶務

庶務










01

管理

環境調査

受入・環境整備

起工・積算








04 業務

小分類

中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

00

庶務

庶務










01

施設管理

施設維持管理










02

施設運転

運転管理










05 余熱施設

小分類

中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

00

庶務

庶務










01

施設管理

施設維持管理

施設使用料等









別表第2(第9条関係)

文書保存年限基準表

1 永年保存

(1) 組合の設立及び変更に関するもの

(2) 条例、規則の公布に関するもの

(3) 議会への提出議案、報告

(4) 訴願、訴訟、審査請求に関するもので重要なもの

(5) 申請、報告及び届出に関する書類で特に重要なもの

(6) 認可、許可に関する書類で重要なもの

(7) 公害防止協定に関する書類で重要なもの

(8) 各種統計年報で重要なもの

(9) 財産の取得、管理及び処分等に関する書類で重要なもの

(10) 職員の身分、進退、賞罰、任免等人事に関する書類で重要なもの

(11) 議員、各種委員会等の委員会の履歴書

(12) 予算、決算又は出納に関するもので特に重要なもの

(13) 各種台帳のうち特に重要なもの

(14) 特に重要な施設の設置及び廃止に関するもの

(15) 上記のほか、永年保存を必要と認めるもの

2 10年保存

(1) 条例、規則、規程、要綱等の制定又は改廃に関するもの

(2) 規程等の告示に関するもの

(3) 組合議会に関するもので重要なもの

(4) 請願、陳情書に関するもの

(5) 申請、報告及び届出に関する書類で重要なもの

(6) 契約に関する書類で重要なもの

(7) 職員人事に関する書類で重要なもの

(8) 臨時職員雇用に関するもの

(9) 金銭の支払いに関するもので重要なもの

(10) 予算、決算又は出納に関するもので重要なもの

(11) 各種台帳のうち重要なもの

(12) 重要な施設の設置及び廃止に関するもの

(13) 重要な事業計画及びその実施に関するもの

(14) 国庫支出金及び東京都支出金に関するもの

(15) 上記のほか、10年の保存を必要と認めるもの

3 5年保存

(1) 決算の認定が終わつた収支に関するもの

(2) 通知、照会、回答、証明に関するもの

(3) 契約に関するもの

(4) 申請、報告及び届出に関するもの

(5) 予算、決算又は出納に関するもの

(6) 分賦金及び負担金に関するもの

(7) 作業月報等に関するもの

(8) 上記のほか、5年の保存を必要と認めるもの

4 3年保存

(1) 定例的な業務報告に関するもの

(2) 職員の出張命令

(3) 予算、決算又は出納に関するもので軽易なもの

(4) 職員の諸願届で軽易なもの

(5) 上記のほか、3年の保存を必要と認めるもの

5 1年保存

(1) 軽易な願い、届出等で後日参照を要しないもの

(2) 事務連絡文書及び軽易な各種台帳

(3) 作業日報等に関する文書

(4) 上記のほか、1年の保存を必要と認めるもの

様式の目次

文書整理簿 (様式第1号) (第8条関係)

議案番号簿 (様式第2号) (第8条関係)

規約番号簿 (様式第3号) (第8条関係)

条例番号簿 (様式第4号) (第8条関係)

規則番号簿 (様式第5号) (第8条関係)

規程番号簿 (様式第6号) (第8条関係)

告示番号簿 (様式第7号) (第8条関係)

文書収受印 (様式第8号) (第11条関係)

文書処理カード (様式第9号) (第11条関係)

起案書 (様式第10号) (第16条関係)

様式 略

西多摩衛生組合文書管理規程

平成14年1月21日 規程第1号

(平成29年3月28日施行)

体系情報
第3編 組織・処務
沿革情報
平成14年1月21日 規程第1号
平成27年3月31日 規程第2号
平成29年3月28日 規程第1号